Digitales Dokumentenmanagement - Methodische Unterstützung zur Einführung von Dokumenten-
managementsystemen in produktionsnahen Unternehmensbereichen

Stefan Treber, Emanuel Moser, Jonas Schneider und Gisela Lanza

Im Kontext von Industrie 4.0 sowie steigenden Zertifizierungs- und Transparenzvorschriften stehen Unternehmen vor der Herausforderung, eine zunehmende Anzahl von Dokumenten digital und prozesssicher zu verwalten. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erleichtern das Erstellen, Auffinden und Archivieren digitaler Dokumente. Der Markt für DMS gestaltet sich jedoch für den Anwender unübersichtlich. Die Einführung eines Systems ist zudem mit konzeptionellen Herausforderungen verbunden. Aus diesen Gründen scheitert eine Vielzahl von Einführungsprojekten. Dieser Beitrag stellt eine Methode vor, welche die Einführung von DMS in produktionsnahen Unternehmensbereichen vorbereitet und die Auswahl geeigneter Softwareanbieter unterstützt. Die Methode wird anhand eines Industriebeispiels veranschaulicht.

Die Anforderungen an die Verwaltung von Dokumenten in Industrieunternehmen sind in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Historisch gewachsene und auf Papierform basierende Systeme können Herausforderungen wie die effiziente Dokumentensteuerung innerhalb von Geschäftsprozessen nicht bewältigen. Das Dokumentenmanagement unterliegt zudem strengen Richtlinien und Anforderungen hinsichtlich revisionssicherer Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen. Gründe für diese Richtlinien sind beispielsweise externe rechtliche Erfordernisse, wie die des Produkthaftungsrechts (ProdHAftG), oder eine intern angestrebte Zertifizierung nach der ISO-9000-Normenreihe. Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) helfen dabei, die Effizienz des Dokumentenmanagements zu verbessern und formale Richtlinien einzuhalten. Im Industriekontext ermöglichen diese Systeme eine papierlose Fertigung und beschleunigen damit den Wandel zur digitalen Fabrik. Laut einer Studie des Bundesverbands für Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) hat etwa ein Drittel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland eine Softwarelösung zum digitalen Dokumentenmanagement eingeführt [1]. Als Ursache für den noch geringen Einsatz können die komplexen organisatorischen Herausforderungen bei der Einführung von DMS angeführt werden. Die Einführung eines DMS geht weit über den Erwerb einer Softwarelösung hinaus. Ohne eine begleitende Analyse und Optimierung der Dokumentenmanagementprozesse und -organisation kann das Potenzial eines DMS nicht voll ausgeschöpft werden. Am Markt existiert zudem eine Vielzahl heterogener Lösungen, die Anforderungen unterschiedlicher Branchen und Unternehmensbereiche Rechnung trägt. Eine unzureichende methodische Unterstützung oder die Unterschätzung des Einführungsaufwands kann negative Folgen wie die Auswahl einer ungeeigneten Softwarelösung oder gar das Scheitern des Einführungsprojekts zur Folge haben. Nachfolgend werden die Grundlagen zu DMS erläutert, eine Methode zur Einführung von DMS geschildert und die Ergebnisse anhand eines Industriebeispiels veranschaulicht.

Grundlagen zu DMS und ECM-Systemen

DMS sind softwaregestützte Verwaltungssysteme für Dokumente. Sie helfen Unternehmen dabei, Informationen zu erfassen, zu bearbeiten und zu archivieren. Zudem ermöglichen sie das Wiederauffinden von Informationen und schützen vor einem unberechtigten Zugriff [2]. Moderne Systeme bieten neben den eben beschriebenen Standardfunktionalitäten auch Zusatzfunktionen wie die Unterstützung von Geschäftsprozessen, Bürokommunikation, Zusammenarbeit sowie Input- und Outputmanagement an [3]. In Deutschland hat sich in diesem Zusammenhang in den letzten Jahren der Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) etabliert. Er beinhaltet eine erweiterte Sichtweise auf das Dokumentenmanagement. Da je nach Begriffsauslegung der Unterschied zwischen DMS und ECM-System beliebig klein wird, ist eine saubere Abgrenzung nicht möglich [4]. Zu den Vorteilen des Einsatzes von DMS zählen die schnelle und ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten. Die systemgebundene Versionierung und Historienverwaltung eröffnen zudem Vorteile wie die Vermeidung redundanter Datensätze sowie die Erhöhung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Die mit dem Einsatz von DMS verbundene Vermeidung von Medienbrüchen und die automatisierte Dokumentenlenkung können nicht zuletzt eine substanzielle Beschleunigung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen nach sich ziehen [5].
 


Bild 1: Methode zur Einführung von DMS.

Methode zur Einführung von DMS

Nachfolgend wird eine projektorientierte Methode zur Einführung von DMS vorgestellt. Die Methode unterteilt sich in vier sequenziell ablaufende Phasen. Die Phasen sind in Bild 1 in Form einer Übersicht veranschaulicht.

Phase 1 – Analyse des Status quo

Ziel der ersten Projektphase der Einführung eines DMS ist die Erstellung einer Übersicht des Ist-Zustands des Dokumentenmanagements im spezifischen Anwendungsfall sowie die Aufnahme der Anforderungen an das zukünftige System.
Als erster Schritt werden im Rahmen einer Voruntersuchung die Problemstellung und die Zielsetzung des Projekts identifiziert. Des Weiteren werden die administrativen Rahmenbedingungen des Einführungsprojekts festgelegt. Hierzu zählen das Aufstellen eines Projektplans inklusive der dazugehörigen Planung von Projektstruktur, Terminen und der Zusammenstellung eines Projektteams [6].
Im Anschluss an die Voruntersuchung folgt eine Analyse des Status quo des derzeitigen Dokumentenmanagements. In der Analyse werden die Systemlandschaft, die zu betrachtenden Dokumente, die Ein- und Ausgabe von Daten, die beteiligten Geschäftsprozesse sowie die Aufbauorganisation und Schnittstellen erfasst. In produktionsnahen Abteilungen nimmt insbesondere der in Bild 2 veranschaulichte Dokumentenlebenszyklus eine besondere Rolle ein. Dokumente wie Arbeits- oder Sicherheitsanweisungen werden von verschiedenen Personen erstellt, geprüft, freigegeben, geschult und zu Nachweiszwecken revisionssicher archiviert. Aufgrund der intuitiven Darstellungsform sind visuelle Geschäftsprozessmodelle wie beispielsweise Business Process Model and Notation (BPMN) zur Aufnahme des Status quo geeignet [7].
In der nachfolgenden Anforderungsdefinition wird ein gemeinsames Verständnis über das zukünftige DMS entwickelt. Grundsätzlich ist zwischen funktionalen Anforderungen und nicht-funktionalen Anforderungen zu unterscheiden. Die Ermittlung von Anforderungen kann anhand von Befragungs-, Beobachtungsoder Kreativitätstechniken erfolgen [8]. Die ermittelten Anforderungen sind zu priorisieren und in einem Anforderungskatalog festzuhalten.
 


Bild 2: Exemplarische Schritte eines Dokumentenlebenszyklus.

Phase 2 – Entwicklung eines Soll-Konzepts

In der zweiten Phase der Einführung eines DMS wird aufbauend auf der Kenntnis des Ist-Zustands ein Idealkonzept für das zukünftige Dokumentenmanagement entworfen.
Der Entwurf eines Soll-Konzepts ist notwendig, da die Einführung eines neuen DMS allein nicht die gewünschten Verbesserungen in den beteiligten Unternehmensabläufen erzielt. Parallel zur Einführung einer neuen Softwarelösung sind die am Dokumentenmanagement beteiligte Organisation und die beteiligten Prozesse hinsichtlich ihrer Vorteilhaftigkeit zu überprüfen und zu verbessern. Der zuvor erstellte Anforderungskatalog wird in dieser Phase kontinuierlich angepasst. Dies beinhaltet sowohl die Identifizierung neuer als auch die Konkretisierung bestehender Anforderungen. Gleichzeitig können sich Anforderungen als mit dem neuen Soll-Konzept unvereinbar herausstellen. Als Ergänzung zu den Anforderungen werden Anwendungsszenarien ausformuliert. Diese beschreiben die Funktionsweise des neuen DMS verbal. Anwendungsszenarien eignen sich, um die Funktionsweise des Soll-Konzepts sowohl unternehmensinternen Adressaten als auch externen Softwareanbietern zu kommunizieren. Sie helfen bei der Identifikation von Lücken und Inkonsistenzen im Soll-Konzept [5]. Als letzter Schritt der Entwicklung des Soll-Konzepts wird der Anforderungskatalog in ein Lastenheft überführt.

Phase 3 – Vorauswahl potenzieller DMS-Anbieter

Die dritte Phase der Einführung eines DMS zielt darauf ab, anhand der identifizierten Anforderungen sowie des Soll-Konzepts eine Vorauswahl potenziell geeigneter Systeme zu treffen.
Der deutsche Markt für DMS ist durch eine Vielzahl von Anbietern mit einer stark heterogenen Produktpalette gekennzeichnet. Unter Zuhilfenahme kommerzieller und nicht kommerzieller Marktübersichten wie [4] oder [9] können schnell mehrere hundert potenzielle Anbieter identifiziert werden. Um eine Vorauswahl zu treffen, werden anhand des Lastenhefts und des Soll-Konzepts Muss-Kriterien für die neue Lösung zum Dokumentenmanagement definiert. Die Muss-Kriterien ermöglichen es, die Liste potenziell geeigneter Anbieter schnell einzugrenzen. Die verbleibenden Anbieter werden im Zuge einer Kurzausschreibung kontaktiert. Die Kurzausschreibung beinhaltet eine Vorstellung des Projekts und informiert die Anbieter über die funktionalen Anforderungen sowie die Anwendungsszenarien des Soll-Konzepts. Zudem fordert die Kurzausschreibung die Anbieter auf, Stellung hinsichtlich der Eignung ihrer Softwarelösung bezüglich des Soll-Konzepts zu nehmen. Die Rückläufer der Kurzausschreibung werden mittels einer Nutzwertanalyse ausgewertet. Die Auswertung beinhaltet im ersten Schritt eine Priorisierung der Anforderungen in Abhängigkeit ihrer Wichtigkeit. Im zweiten Schritt wird den Anbietern anhand ihrer Stellungnahme zur Kurzausschreibung pro Anforderung ein vom Erfüllungsgrad abhängiger Punktewert vergeben. Durch Multiplikation von Relevanz und Ausprägung des Erfüllungsgrads sowie anschließender Aufsummierung ergibt sich ein Gesamtnutzen pro Anbieter. Dieser Gesamtnutzen ermöglicht es, Anbieter in Abhängigkeit ihrer Übereinstimmung mit dem Soll-Konzept zu vergleichen.

Phase 4 – Finale Anbieterauswahl

Inhalt der vierten Phase der Einführung eines DMS ist es, den geeignetsten Anbieter für die zukünftige Lösung zum Dokumentenmanagement zu identifizieren.
Die verbliebenen Anbieter werden im ersten Schritt der finalen Anbieterauswahl zu Anbieterpräsentationen eingeladen. Ziel der Präsentation ist es, einen möglichst guten Eindruck von der Softwarelösung des Anbieters zu bekommen. Auch der Eindruck von Professionalität und Kundenorientierung spielt bei der finalen Anbieterauswahl eine Rolle. Damit die Anbieter während der Präsentationen einen möglichst konkreten Bezug zu den definierten Anforderungen nehmen können, werden ihnen die Ausschreibungsunterlagen inklusive Lastenheft, Anwendungsszenarien und Soll-Konzept vorab zugeschickt. Der zeitliche und inhaltliche Ablauf der Präsentation folgt einer festgelegten Agenda, um die Vergleichbarkeit der Anbieter sicherzustellen. Anhand eines im Vorfeld ausgearbeiteten Bewertungsbogens können die Anbieter und ihre Präsentationen objektiv verglichen werden. Im Anschluss an die Präsentation werden die Anbieter aufgefordert, ein vorläufiges Angebot für ihre Leistungen abzugeben. Im Angebot sind die Kosten für Lizenzen, Installation, Anpassung, Schulung sowie Pflege und Wartung der Softwarelösung zu spezifizieren. Reicht der Eindruck der Präsentation und die Kostenaufstellung für die Anbieterauswahl nicht aus, kann die Entscheidungsgrundlage durch ein Testen einzelner Softwarefunktionen direkt vor Ort beim Anbieter durch eine Probeinstallation oder durch die Besichtigung von Referenzinstallationen präzisiert werden. Mit der finalen Entscheidung für einen DMS-Anbieter endet die Methodik zur Einführung von DMS.
 


Bild 3: Finale Anbieterauswahl anhand verschiedener Bewertungskriterien.

Ergebnisse der Praxisanwendung

Die Methodik zur Einführung von Dokumentenmanagementsystemen wurde bei einem Anwendungspartner aus dem Bereich Automatisierungs- und Sicherheitstechnik mit circa 2000 Beschäftigten erprobt. In den produktionsnahen Unternehmensbereichen des Anwendungspartners wird eine Vielzahl papierbasierter Dokumente, wie beispielsweise Arbeitsanweisungen, Wartungsunterlagen und Betriebsanweisungen, genutzt. Drei Gründe bewegen den Anwendungspartner zur Einführung eines digitalen DMS. Einerseits besteht die IT-Landschaft des Partners aus einer Vielzahl nicht verknüpfter Softwaresysteme mit redundanter und inkonsistenter Datenhaltung. Von einem digitalen Dokumentenmanagement verspricht sich der Anwender eine Vereinheitlichung dieser Datenbestände. Darüber hinaus ist der Anwendungspartner nach der DIN EN ISO 9001 Norm für Qualitätsmanagement [10] zertifiziert. Während des letzten Audits wurden diverse Verbesserungspotenziale bei der Dokumentenlenkung festgestellt und die Einführung eines DMS zur Steigerung der Prozesssicherheit angeraten. Als dritter Grund ist die Planung zum Aufbau einer papierlosen Fertigung zu nennen.
Die Analyse des Status quo zeigte, dass der Anwendungspartner in produktionsnahen Unternehmensbereichen insgesamt 18 verschiedene Dokumente mit mehreren Tausend Instanzen nutzt. Jedes Dokument weist einen eigenen Dokumentenlebenszyklus mit verschiedenen Phasen wie die Erstellung, Prüfung, Verteilung und Archivierung auf. Der Lebenszyklus sowie die involvierten Rollen wurden mit Prozessvisualisierungsmethoden aufgenommen. Zudem wurden Anforderungen an die neue Lösung zum Dokumentenmanagement in interdisziplinären Workshops mit Vertretern der Unternehmensbereiche Produktion, Qualität und IT entwickelt.
Während der anschließenden Entwicklung des Soll-Konzepts wurden die unterschiedlichen Ansätze im Dokumentenlebenszyklus einzelner Dokumente vereinheitlicht. Die Maßnahmen zielten auf eine Beschleunigung der Prozesse und Steigerung der Prozesssicherheit des zukünftigen Dokumentenmanagements ab. Die Entwicklung des Soll-Konzepts beinhaltete zudem eine Überarbeitung des Dokumentenstatus sowie der Rollen- und Berechtigungskonzepte. Im Zuge der Vorauswahl potenzieller DMS-Anbieter wurde eine Marktübersicht mit mehr als dreihundert DMS-Anbietern erstellt. Die Definition von Muss-Kriterien wie beispielsweise der Unterstützung regelbasierter Workflows und die Nutzung von Standardschnittstellen zu anderen IT-Systemen ermöglichte es, die Anbieteranzahl auf unter zwanzig einzugrenzen. Auf Basis von Rückmeldungen zur Kurzausschreibungen wurden vier Anbieter für die finale Auswahl identifiziert.
Wie in Bild 3 dargestellt, existieren trotz großer Übereinstimmungen in den Rückmeldungen zur Kurzausschreibung erhebliche Unterschiede in den Lösungen zum Dokumentenmanagement. Das Spektrum reicht von eigenständigen Lösungen bis hin zu Lösungen, die eine vollständige Integration in ein übergeordnetes ERP oder PDM System erfordern. Die Wahl des Anwendungspartners fiel auf einen Anbieter mit eigenständiger Lösung. Dieser überzeugte insbesondere mit einem Schulungsnachweis, welcher personalisierte Qualifizierungsmatrizen mit dem Einsatz obligatorischer Verständnisfragen zur Überprüfung der Wirksamkeit der Qualifizierungsmaßnahmen kombiniert.

Zusammenfassung und Ausblick

Dieser Beitrag stellt eine Methode zur Einführung von DMS in produktionsnahen Unternehmensbereichen vor. Die Methode ist in die vier Phasen Analyse des Status quo, Entwicklung eines Soll-Konzepts, Vorauswahl potenzieller DMS-Anbieter und finale Anbieterauswahl gegliedert. Die Methode wurde erfolgreich mit einem Unternehmen der Automatisierungs- und Sicherheitstechnik erprobt. Nach Abschluss der Methode verbleiben die Implementierung, der Test und die Schulung des zukünftigen DMS. Das Vorgehen folgt einer standardisierten, vom DMS-Anbieter vorgeschlagenen Vorgehensweise und ist deswegen nicht Teil der Betrachtung dieses Beitrags. 

Dieser Beitrag entstand im Rahmen des Projekts „Befähigungs- und Einführungsstrategien für Industrie 4.0 (Intro 4.0)“. Dieses Forschungs- und Entwicklungsprojekt wird mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) im Programm „Innovationen für die Produktion, Dienstleistung und Arbeit von morgen“ (Förderkennzeichen 02P14B161) gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut.

Schlüsselwörter:

Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM), Vorgehensmodell, Softwareauswahl

Literatur:

[1] BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.: ECM im Mittelstand 2015. URL: https:// www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/ ECM-im-Mittelstand- 2015.html, Abrufdatum 09.03.2017.
[2] Riggert, W.: ECM – Enterprise Content Management, 1. Auflage. Wiesbaden 2009
[3] Kampffmeyer, U.; Merkel, B.: Grundlagen des Dokumenten- Managements, 1. Auflage. Wiesbaden 1997.
[4] Treutlein, P.; Zeller, V.; Müller, M.: Marktspiegel Business Software: ECM/DMS 2016/2017, 3. Auflage. Aachen 2016.
[5] Götzer, K. u. a.: Dokumenten- Management: Informationen im Unternehmen effizient nutzen, 5. Auflage. Heidelberg 2014.
[6] Alam, D. M.; Gühl, U. F.: Projektmanagement für die Praxis, 1. Auflage. Berlin 2016.
[7] Leimeister, J.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 12. Auflage. Berlin Heidelberg 2015.
[8] Pohl, K.; Rupp, C.: Basiswissen Requirements Engineering, 4. Auflage. Heidelberg 2015.
[9] IT & Production: Marktübersicht – Enterprise Content Management (ECM/DMS). URL: http://www.it-production. com/markt/DMS, Abrufdatum 12.03.2017.
[10] Deutsches Institut für Normung: Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen (ISO 9001:2015). 2015.